青年会議所での基本方針作成は、毎年のように理事会で修正が発生する、頭を抱える作業の一つです。しかし、ちょっとした工夫と準備で、この負担を大幅に軽減することができます。
本記事では、失敗を防ぎながら、効率的に基本方針を作るためのステップをご紹介します。
基本方針をスムーズに作成するための5つのステップ
① 理事長所信を読む
理事長の所信は、全体の方向性を示す羅針盤です。
ここから読み解くことで、あなたの作業の軸が明確になります。
② 上席者の所信を読む
上席者の所信も必ず確認しましょう。
特に、上席者の所信は第一回理事会までに作成されていることが多いので、「自主的に」所属の担当者へ確認を取りに行くのがポイントです！
③ 過去の担当者の所信を読む
過去の所信では、何をどのように作られているのか、方向性や内容のヒントが得られます。
過去の資料は宝の山です。
④ 記載内容のアウトラインを作る
いきなり文章を書くのではなく、まずは内容を箇条書きに整理。
これにより、全体像がつかめ、後の修正も楽になります。
⑤ 上席者に方向性を確認する
アウトラインができたら、必ず上席者に確認をしましょう。
方向性がずれたまま進めてしまうと、理事会で大幅な修正が発生する原因になります。
文章作成初心者が陥りがちなミス
文章を書き慣れていない方は、④と⑤を飛ばしていきなり書き始めてしまう傾向があります。
この手間を省略すると、結果的に理事会で何度も作り直しを迫られ、かえって自分の負担が増えることに…。
準備段階を丁寧に進めることで、後の作業効率が劇的に上がります。
作業をラクに進めるツールも活用しよう！
迷ったら、生成AI（例: ChatGPTなど）を活用するのも一つの手です。
AIにアウトラインを考えさせたり、文章の素案を作らせたりすることで、作業時間を大幅に短縮できます。ただし、最終的な確認や調整は自分で行うことが大切です。
最後に…「自主的な行動」が成功の鍵
上席者に確認を取る、過去資料を探すなど、すべての作業の基本は「自主的に動く」ことです。
これを怠ると、どうしても完成度が低くなりますし、修正が増えてしまいます。
準備を怠らず、ツールやリソースを最大限に活用して、スムーズかつ効果的に進めていきましょう！
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